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关于函授毕业生补办档案的说明

近年来,有许多函授毕业生因各种原因到校补办档案,打乱了学校正常的教学和学籍管理秩序,影响了澳门皇冠金沙网站的日常工作。为了规范档案管理,特制定本说明。

我校函授毕业生档案的基本构成如下:

(1)考生信息表(2000年之前为考生档案卡,2001-2004年为考生电子档案卡,2005年之后为考生信息表),该表可视为学生录取信息,由省招生部门或录取学校加盖公章。

(2)学员登记表(学生入学填报的个人信息表),有照片,无学校公章。

(3)毕业生成绩单,加盖学校公章。

(4)毕业生登记表,加盖学校公章。

以上材料(1)-(4)项,如无缺失,学校不予补办其他任何档案材料,亦不开具任何证明,包括****年的招生简章。2014级(含)之后的学生,学校统一要求补齐,不应存在档案缺失情况。另我校授予的学位证书不配任何档案材料,敬请知悉。

补办档案的几种情况:

1.函授站发放毕业证书的时候,未将档案随毕业证书一起发放。此种情况函授站必须履行办学责任,负责将学生的档案整理好,尽快发放给学生。

2.学生的毕业成绩未转给校本部、转给校本部的成绩不全或教学系统中的成绩缺失。此种情况由函授站负责完善教学管理,补充缺失的档案数据,并将学生完整成绩(电子版、纸质版)转交校本部。

3.2018年以后的毕业生档案未密封、未加盖公章的。此种情况由函授站出具书面说明,加盖函授站公章,学生持书面说明到校为其档案加盖公章。

4.学生毕业档案因单位保管不善丢失或部分丢失的。此种情况由单位出具书面说明,书面说明要对学生档案的基本情况(档案构成(1)-(4)项)作出描述,加盖用人单位人事部门公章,学生持书面说明到校办理补档案手续。

5.学生档案因自己保管不善丢失或部分丢失的。此种情况由学生本人写出书面说明,书面说明要对学生档案的基本情况(档案构成(1)-(4)项)作出描述,加盖用人单位人事部门公章,并提出书面补办档案申请,学生持书面说明和书面申请到校补办档案。

请用人单位、函授站、补办档案的学生遵照实行。


二〇一九年七月三日


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